解决问题策略
我们的工作,其实就是通过不同的方法,以最快捷的方式、最快的时间、最少的资源,解决问题并实现目标的过程。
“在串联电路上,只要有一个坏灯泡,整个线路的灯就都不亮了,所以一旦出事,你无法判断有几盏灯、是哪盏灯坏了;在并联电路上各灯泡互不影响,哪盏灯不亮就是哪盏灯坏了”。——企业管理有时候玩的也是这一类电工活。
解决问题的正确思路:复杂问题简单化,简单问题条理化,解决问题抓重点。
一个问题从头到尾总结出一个模式来,再把这个模式推而广之。
1. 康乐福解决问题的原则
大道至简,简单有效
●所有复杂的做法都是错误的;如果没有简单有效的方法,宁可不做或晚一点再做。对于做任何事情,都要精益求精,在达到同样效果或更好效果的情况下,都要不断寻找更好的方法,没有最好只有更好,追求永无止境。
●不争论,不解释,不管是谁的责任,先解决问题。
●用我们的复杂,实现客户的简单。复杂的事情简单化,简单的事情流程化,流程的事情标准化,标准的事情系统化。复杂的事情简单做,你就是专家;简单的事情重复做,你就是行家;重复的事情用心做,你就是赢家。
●充分利用望远镜、放大镜和显微镜三面镜子,执行发现问题、分析问题、解决问题的三个步骤,考虑全面全局的系统化、结构化、层次化的三个层面,对解决方案要注重简单化、流程化和标准化。
●不只是解决具体的单独的一个问题,还要尽可能归纳总结出一个具有共同点的模式,可以解决一类问题。不只是头痛医头脚痛医脚,还要从逻辑、联系、发展、变化的观点和角度分析和解决问题。
●每天每周每月不只是要发现问题分析问题和解决问题,也要对做得好的地方进行归纳总结,形成经验教训,让自己以后不要重复同样和类似的错误,还要向同事们分享,让他们也吸取经验教训,也能让自己加深印象。
●预防问题比解决问题更加重要。
2. 解决问题三步骤:发现、分析、解决
看不出问题就是最大的问题——不可能存在完美的状态,实际存在的问题远比我们看到的要多。也可能是一俊遮百丑,一叶障目不见泰山,一根眉毛挡住了整个眼睛,还可能是当局者迷旁观者未必清。要避免小问题逐渐变成大问题,要将问题消灭在萌芽状态。
问题出现了,以前是否有过类似问题?如果有,是如何解决的?现在的问题是否可以用以前的方法解决?现在的问题与以前的问题有什么不同之处、又有什么相同之处?如果以前没有过类似问题,那就要根据问题的现象和具体情况,找到具体的问题可能产生的地方。然后启动解决问题的标准流程,直到问题最终解决。
达成目标五要素:一个有效的目标、清楚了解自己现状、驱除一些障碍、添加一些能力和资源、找出一条从现状到达目标的途径。
●发现问题:
通过分析当日/周/月目标完成百分比,对比事先计划与实际执行的差异等来发现问题。
3每3对照制度:每人对照目标;每天对照过程;每件事对照结果。
还可通过专业人士的经验感觉、系统原理、测试设备等发现问题,这是一个持续的不断具体化的过程,如首先判断出很可能是发动机问题,然后还要判断是发动机的哪个部分出了问题,再是哪个零件出了问题。
●分析问题:
找到了具体的问题所在,然后就要分析究竟是什么原因导致了问题的出现,我们需要通过什么方法和工具才能解决问题。
即分析未完成目标的原因和障碍,是什么影响自己目标的达成?是心态?思路?不重视?不相信?不敢尝试?不愿改变?怕累怕苦怕麻烦?是方法或技巧不对吗?没有好的工具?不会运用ABC法则,抓不住重点?没有当日事当日毕?没有日新日高?找出原因,才能对症下药解决问题。
●解决问题:
即找到克服障碍的对策和方法,在实现目标的过程中,人们都会遇到挑战,只要你心态积极,永远找方法不找借口,反省改进不断前行,没有任何困难能够阻挡你,一定能够找到自己能够实现目标的阻力最小的方式。
解决问题中的三个镜子:望远镜、放大镜和显微镜,以下会有详细介绍。
根据问题分析的结果,我们知道了解决问题的方法和工具,剩下的就是去实施具体行动了。当然可能解决了目前认为的问题,还不一定真正的解决了一开始出现的问题,还需要测试,如果还没解决,还需要继续发现问题、分析问题和解决问题的过程。
3. 解决问题三镜子:望远镜、放大镜和显微镜
●望远镜:能够看到更完整全面的情况,看到全局问题与局部问题之间的关系,发现较大的结构化系统化的问题。要看清楚系统外部的宏观问题如全球格局、世界政治经济和军事影响等,就要借助于高倍望远镜、天文望远镜了。
●放大镜:能很好的发现中等大小的流程内的问题,可以对问题进行向上升华总结和向下分解细化,更容易理清前因后果的逻辑关系,有利于问题的层次化和流程化,有利于找到解决问题的方向和方法。
●显微镜:属于解决问题的比较具体细节的操作层面,要求更加精细的细节和过程,在一定的局部范围之内,一切问题和细节都清清楚楚,集中汇总到我们的视野之内,问题的解决就是很容易了。
这三种镜子具有不同的作用不同的强项,是发现问题、分析问题、解决问题过程中不同阶段需要使用到的工具,也可以三镜结合重复循环交替的使用,以验证确认问题的彻底解决。拿望远镜看别人,用放大镜看自己。
对自己、团队成员、客户都要使用这三个镜子,也适用于各种问题的分析解决,只是使用的场合不同,具体的目的不同。对客户要先用望远镜来准确锁定目标客户群,然后用放大镜分析了解客户的需求及特点,以便满足。对自己要先用望远镜看自己的过去及未来,看清自己的优势和劣势;用放大镜来放大自己的不足,来改进提高自己的专业水准与服务,以最大程度的满足客户的需求;本着扬长避短的原则,用显微镜寻找和放大自己的优势,以便充分发挥;同样用显微镜寻找和放大自己的劣势,以便找到方法避免劣势。
4. 把复杂的问题简单化
用技术的复杂,实现应用的简单。
用我们的复杂,实现客户的简单。
用文档的复杂,实现操作的简单。
用方案的复杂,实现执行的简单。
用制度的复杂,实现管理的简单。
“由俭入奢易,由奢入俭难”;同理,“由简到繁易,化繁为简难”。
大道至简,所有的真理都很简单。
墨菲定律说:把事情弄复杂很简单,把事情弄简单却很复杂。
删除不必要的环节,不必要的应酬,不必要的人和事,不要留恋,立即放弃。
合并性质接近的事情,能在同一条件下解决的事情,不要分开来做,了解合并。
●关键是要抓住问题的实质,把其中最重要的东西进行高度的概括和浓缩,把细枝末节的东西舍弃从而简单化;
●把简单化的东西量化:把简单化的东西量化从而达到可衡量性,量化问题也有助于解决问题:困难是以为须付出的比获取的更大,恐惧是不想付出以为需要付出的代价。量化困难和量化付出的代价有助于解决困难和消除恐惧。
●把量化的因素层次化:层次化目的是把执行行动分为轻重主次。
●把流程化的因素框架化标准化:框架化标准化的目的是公司的执行流程进行制度化,形成书面性的材料以后,如果执行类似任务,还是按照既定的流程来操作。
要将复杂的问题简单化,肯定需要做减法和除法,但却不能简单粗暴的直接删减掉,而是在弄清楚原因之后才决定是否舍弃,舍弃原因包括但不限于与我们的主要目标关系不大,或者可以通过变通的方式包含类似的东西,或者目前阶段不必要以后可根据情况再行考虑,或者作为一个备选方案。在舍弃之前通常需要弄清楚为什么要舍弃,可能还用弄清楚要舍弃的这个东西究竟是什么,这是关键,这是为了避免将重要的有价值的东西错误的舍弃掉了。但加法和减法两者的内涵是辩证的是相对的。
在这个世界上,没有人喜欢复杂,然而,很多人却不懂得简单,不信简单。在企业管理中,没有哪个企业家愿意复杂,然而,很多企业家却不敢简单,不会简单。一句话,简单,是质量、高度、效率和速度的代名词。简单,并不是管理上的浅薄无知,而是经历复杂之后的升华。形式上追求简单,方法上追求简单,内涵上则是深刻和丰富的,是一种化繁为简的智慧。世界是复杂的,也是简单的,关键在于你的认知和感觉。
简单,并不是事实上的浅薄无知,不是单纯的无知和肤浅,不是头脑简单和四肢发达,而是经历复杂之后的深刻和升华。形式上追求简单,方法上追求简单,内涵上则是深刻和丰富的,是一种化繁为简的智慧。要做到简单而深刻,需要理念上的彻底通透,需要对工具、方法、技巧的灵活运用。
其实大道至简的核心就是要抓重点,要抓牛鼻子,其实牛的身材和力量都很强大,有些牛的脾气还不好,会攻击人,这就需要通过一个关键操作控制住牛,如同唐僧用紧箍咒对待孙悟空一样的效果,那就是抓牛鼻子,用一根绳子牵着牛鼻子,只要用力一拉一紧一抖动,牛就会感觉到很疼,然后你要他往东它不敢往西,为什么区区一根绳子就能拴住一头猛牛,那是因为抓住了它的要害。在工作中也要抓牛鼻子要抓要害抓重点。
5. 解决问题综合
发现问题三不放过:找不到具体负责人不放过;找不到问题的真正原因不放过;问题得不到解决绝不放过。
解决问题3个方法:复杂问题简单化;简单问题条理化;解决问题抓重点。
解决问题三种措施:紧急措施,过渡措施,根治措施。
问题三分类:
个人可直接控制(与自身行为有关,即自我);
个人可间接控制(与他人行为有关,即小环境);
个人无法控制(已成过去或客观使然,即大环境)。
解决问题三部曲:
1.现场:亲自到现场发现问题,按一级上溯的原则排查,查出问题发生的环节及责任人;
2.路线:用互动的方式找出解决问题的路线;
3.试点:回到发生问题的现场研究方案是否可行,若可行,要形成规范的操作流程,变成例行的活动。
如何抓典型小事:
1.作为管理者,要有一种对一件事一抓到底的韧劲;
2.一件事从头到尾抓出一个模式来,再把这个模式推而广之;
3.每天只抓好一件事等于抓好了一类事,因为每一件事都不是孤立的;
4.抓好一件事会连带着把周围一批事都带动起来。